隨著業務發展以及公司戰略升級，筆者公司原有的人力資源管理系統已不再滿足發展需求，並需要採買新的系統。那麼採買新的人力資源管理系統時，從選型到上線我們都需要註意些什麼呢？有什麼方法技巧呢？

去年底公司上線了新的人力資源管理系統，趁著疫情期間我整理了一下公司人力資源管理系統從選型到實施上線的經驗總結，希望對大家也有幫助。

一、企業背景與需求痛點

我們公司是一家房地產為主的集團型企業，也涉及文化旅游、酒店、餐飲服務等多元業務，近年來發展越來越塊，目前員工規模8000多人，最近幾年高層老闆越來越重視企業人才戰略發展和數字化轉型。

其實，早在幾年前已經上了一套人事管理軟件，在一定程度上基本滿足對員工及信息的集中管理，包括常規的流程申請、簡單統計和算薪工作等。

然而，隨著信息技術高速發展，加上公司數字化戰略轉型升級步伐加快，對人力資源管理也提出了更高的要求，之前使用的系統也已經無法滿足公司公司發展需求了，主要表現為以下幾個方面：

• 公司已經集團化運作，但是由於原有人事系統靈活性和擴展性較差，總部無法實時有效採集各分子公司信息，導致數據維護不及時、不准確。
• 原系統無法自動生成報表，統計上報困難且不及時，很多時候還是依賴人工，容易出錯。
• 操作系統陳舊，體驗也不好，無法實現動態管理，且數據也沒打通，比如考勤、薪資、績效等模塊業務無法動態關聯。與內部現有的釘釘、OA、CRM、郵件等系統也無法打通，導致存在不少“信息孤島”。
• 企業很多個性化人力業務需求也無法滿足，導致很多功能基本等於棄用狀態。

二、選型目標與過程

正是基於此前使用人力資源管理系統的經驗，這次我們做新的eHR系統選型之前已經先明確了目標：

• 產品架構：系統成熟穩定，既有標準化功能，又要有個性化定製能力，同時靈活性和擴展性要兼具，配置化程度高，還要與時俱進，不要那種一打開界面就是很陳舊的系統。
• 功能使用：操作簡捷，易上手，體驗要好，核心業務功能都要覆蓋到，數據能夠打通，流程在線流轉，自動化程度高，報表功能要強大，最好能有BI智能報表。
• 廠商品牌：專業廠商，要有成熟的標桿案例，有相關資質，有優質的服務實施體系，問題響應及時，滿足各項業務需求。

整個選型過程主要分為2個階段：

第一階段為廠商篩選評估，結合我們的選型目標，通過咨詢同行口碑、網絡搜索、售前咨詢等方式對市面上提供的eHR系統廠商進行了對比分析，主要從系統架構、產品功能、技術服務及價格口碑等四個方面進行調研。

因為目標明確，且有過經驗，為前期篩選省下不少功夫，很快就定下3家廠商，包括1家國外廠商，2家本土品牌。

第二階段為產品方案演示，3家候選廠商到公司現場演示產品方案，公司IT部門、人力業務部門及相關領導一同參與，並對各廠商進行評估打分，梳理了一下評分表供大家參考，因為有不同部門的人參與評分，因此沒有設置特別複雜專業的評分項，最後結果取所有人的平均分。

綜合比較下來，不管是系統的靈活開放性、功能的全面性與深度，現場展示的產品體驗和專業度，還是性價比方面覺得還是XX雲eHR系統比較符合我們的需求，最終達成與XX雲的合作。

選型經驗建議：

• 企業信息化系統項目一般都是多部門參與的，比如eHR系統至少是涉及到IT和人力資源部門，如果條件允許的話，各業務部門的相關負責人最好也能參加，對於後續系統的實施及使用都能提高信息溝通的效率。
• 做過一輪研究會發現，eHR系統產品目前市面上也有各種各樣的廠商，並沒有特別說誰好誰壞，關鍵是看是否合你的公司，真正能匹配你的需求，也不用一味追求大品牌，看誰的推廣多，還是要看產品。

三、實施部署過程與難點及解決方案

eHR系統的實施上線是一個系統性的工作，周期長，不僅要與XX雲團隊合作對接，還有公司內部的跨部門合作，這樣多方參與的項目協作難免有問題和阻礙，分享出來一些總結經驗給大家，有則改之，無則加冕。

XX雲在服務大中型企業人力資源管理系統建設方面經驗還是很豐富的，實施團隊也比較專業，採用項目管理，遵循科學的實施方法論和項目流程管理，採用顧問專家+項目經理+技術支持的團隊組織從解決方案、項目進度把控、系統穩定運行等方面保證我們項目的順利上線。

在實施過程中，公司在項目推進上也遇到了一些問題和困難，我們也積極尋找解決方案：

1. 需求未有效結合統一，阻礙項目推進

前期人力管理系統需求規劃，公司內部人事部門、IT部門甚至公司高層領導的溝通參與還是不夠，沒有將各方需求事先統一起來，再轉換為系統需求，等到實施的時候，發現各方需求有衝突的時候，實施團隊也很被動難協調導致進度受阻。同時團隊分工不明確，也導致對接溝通效率低下。

解決方案：建立專項小組統一溝通，協調統籌需求，明確對接人，快速合理佈局。

2. 缺乏對業務流程再造的準備，各部門重視程度不足，對信息化系統認識程度不夠

新eHR系統上線，並不是安裝個軟件那麼簡單，其中涉及對公司人力資源管理體系的重新梳理與規劃，包括設計業務流程和分工，實現管理職能和技術系統的一體化，一些員工甚至管理層在實施前期，可能無法適應業務流程再造，覺得似乎是在無形中增加工作量，所有一切都要在系統上記錄是件很麻煩的事，有些不滿情緒出現。

解決方案：

與各部門負責人進行宣導，強調業務流程再造的重要性，信息化不僅帶來了工作平臺和工作工具的變化，還帶來了工作方式和工作習慣的轉變，從他們開始，引導所有員工做好準備，之後很快就能感受到新人力資源管理系統的優勢。

3. 沒意識到培訓的重要性，導致使用效率低

人力部門有些員工對於系統使用相關培訓不上心不重視，導致問題遺留多，效率低，或因為不熟悉而導致一些功能直接棄用

解決方案：

加強宣貫及培訓，XXeHR幫忙提供錄製培訓視頻，可以多次復用，實際上完成好培訓，會為之後工作開展效率提升很多，也才能真正實現eHR系統的價值

4. 數據梳理與收集考驗耐心

新上系統，前期對於大量原始數據需要公司人力部門需要先重新梳理及收集，導入數據，工作量大且比較繁瑣，開始會很不適應。

解決方案：

這個本來就是更換新eHR系統的目的所在，更新XXeHR系統之後可以更高效智能的收集數據、使用數據，而前期導入數據這個過程也是沒法避免的，後面用習慣了就覺得用起來很爽了。

三、使用效果及經驗總結

經過一段時間的測試和分階段局部上線使用，最終XXeHR系統終於順利驗收正式上線，結合這段時間的使用情況，總結了此次更換新eHR系統的效果及經驗分享。

1. 實施效果

1）控製成本

通過新eHR系統平臺讓組織規劃、人員定編、崗位規劃、人力成本預算、規劃及審核更加規範合理，管理便捷，並且避免手工審核、計算的錯誤與漏洞，從而減少風險成本，實時報表分析，可以對人才投入、資源投入、激勵投入等收益科學分析，明確掌控人力資本投入與發展方向，節約人力資源投資成本，提供參考方向。

2）效率提升

信息資源在系統平臺上整合共享，減少信息傳遞失真，避免信息孤島與重覆工作，減少事務工作量，由系統自動統計分析，節約人手，讓HR從大量人工事務中解脫出來，參與企業管理與決策，讓人力資源部門更多精力投入戰略規劃中，讓管理更規範。

3）建立企業人力信息數據庫

通過上線XXeHR系統幫助打通各模塊業務數據，加上流程流轉，層層穿透，龐大的人事信息都能夠有效沉澱、自動流轉，提高數據準確及時性，及時發現問題及時糾正，可以從人力資源管理角度給公司高層決策提供科學實在的依據。

4）有些功能使用頻次不高

新系統上線之後，還存使用慣性問題，像績效、培訓等一些模塊使用頻次還不高，有些功能目前甚至還沒怎麼用，行宣導和培訓在系統上線後還需要延續一段時間，幫助大家儘快轉換工作工具使用習慣

2. 經驗總結

1. 公司上人力資源管理系統絕不僅僅是人力資源部門的事，其中涉及到從公司老闆到業務部門及所有員工，是需要跨部門決策、協調資源協作的系統性工程，人力資源部門需要充當號協調者與溝通者的角色，與內外團隊一起促進項目成功落地。

2. 其實選型的目標並不是要選出完全滿足需求或最好的完美產品方案，實際的看，應該是在已有的候選方案里選出最適合企業的最佳產品（包括廠商團隊、產品、價格等因素），在項目開始前，要對企業選型目標有正確的認知與方向，否則，一開始就跑向錯誤的方向，難以推進項目開展。

本文由 @象牙舟 原創發佈於人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基於CC0協議